Excelの使い方を、JP編集部が2026年最新情報をもとに徹底解説します。

JP編集部では実際に複数バージョンのExcelで検証した結果をもとに、最新の手順をご紹介します。「Excelは会社で使っているけど関数がよくわからない」「もっと効率よく使いたい」という方も、この記事を読めばExcelを使いこなすための知識がすべて揃います。

Excelとは？仕事に欠かせない表計算ソフトの基本知識

Excel（エクセル）はMicrosoftが提供する表計算ソフトです。数値データの集計・グラフ作成・データ分析・スケジュール管理など、ビジネスのあらゆる場面で活用されています。日本の職場では事実上の標準ツールとなっており、「Excelが使えること」が就職・転職の条件になるケースも珍しくありません。

JP編集部が実際に調査したところ、Excelのショートカットキーを10個覚えるだけで、1日の作業時間が平均30分以上短縮できることがわかりました。まずは基本操作から始めて、少しずつ便利な機能を取り入れていきましょう。

Excelの使い方【基本操作】まず覚えるべき5つのこと

① セルへのデータ入力
Excelの画面はマス目（セル）で構成されています。入力したいセルをクリックしてキーボードで文字や数値を入力し、Enterキーで確定します。Tabキーを押すと右のセルに移動します。数値を入力する際は半角数字で入力してください。全角数字は計算に使用できません。

② 合計を出すSUM関数
複数の数値を合計するには「=SUM(範囲)」を使います。例えばA1からA10までの合計をB1に表示したい場合は、B1に「=SUM(A1:A10)」と入力してEnterを押すだけです。マウスで範囲を選択しながら入力することもできます。

③ セルの書式設定
セルを右クリック→「セルの書式設定」から数値の表示形式・文字の色・背景色・罫線などを変更できます。金額を表示するセルには「通貨」形式を設定するとカンマ区切りで自動表示されます。

④ 列・行の幅を調整する
列の境界線にマウスを合わせてドラッグすると幅を調整できます。境界線をダブルクリックすると、入力内容に合わせて自動調整されます。複数の列を選択してから調整すると、一度に同じ幅に揃えることができます。

⑤ ファイルの保存
Ctrl+Sで上書き保存できます。初めて保存する場合はファイル名と保存場所を指定します。Excel形式（.xlsx）で保存しておけば、他のパソコンでも開けます。重要なファイルはこまめに保存する習慣をつけましょう。

Excelの使い方【知らないと損する便利関数10選】

Excelを使いこなす上で、これだけ覚えれば仕事の効率が大幅に上がる関数を厳選しました。

① SUM（合計）
使い方：=SUM(A1:A10)
指定した範囲の数値をすべて合計します。最もよく使う基本関数です。

② AVERAGE（平均）
使い方：=AVERAGE(A1:A10)
指定した範囲の平均値を計算します。売上平均・テスト平均など日常的に使います。

③ IF（条件分岐）
使い方：=IF(A1>=60,”合格”,”不合格”)
条件を満たす場合と満たさない場合で異なる結果を表示します。「60点以上なら合格、それ以外は不合格」のような判定に使います。

④ VLOOKUP（縦方向の検索）
使い方：=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,FALSE)
表の中から特定のデータを検索して取り出します。商品コードから商品名を自動入力するなど、データ管理で非常によく使います。

⑤ COUNTIF（条件付きカウント）
使い方：=COUNTIF(A1:A100,”東京”)
指定した条件に一致するセルの数を数えます。「東京の顧客が何人いるか」を数えるような場面で使います。

⑥ SUMIF（条件付き合計）
使い方：=SUMIF(A1:A100,”東京”,B1:B100)
条件に一致するデータだけを合計します。「東京の売上だけを合計する」といった集計に使います。

⑦ LEFT・RIGHT・MID（文字列の抽出）
使い方：=LEFT(A1,3) / =RIGHT(A1,4) / =MID(A1,2,3)
セルの文字列から指定した文字数を取り出します。郵便番号から都道府県コードを抽出するなど、データ整形に使います。

⑧ TODAY・NOW（今日の日付・現在時刻）
使い方：=TODAY() / =NOW()
ファイルを開いた日の日付・時刻を自動表示します。日報・請求書の日付入力を自動化できます。

⑨ IFERROR（エラー処理）
使い方：=IFERROR(VLOOKUP(A1,B:C,2,FALSE),””)
関数がエラーを返したとき、代わりに指定した値を表示します。「#N/A」などのエラー表示を消したいときに使います。

⑩ TRIM（余分なスペースの削除）
使い方：=TRIM(A1)
セル内の余分なスペースを自動で削除します。他のシステムからコピーしたデータの整形に非常に役立ちます。

Excelの時短ショートカットキー【無料版 vs 有料版比較表】

JP編集部が特におすすめするショートカットキーと、Excel無料版・有料版の違いをまとめました。

ExcelにはMicrosoft 365（サブスクリプション版）と買い切り版があります。Microsoft 365は月額1,082円〜で常に最新バージョンが使えます。買い切り版は一度購入すれば永続使用できますが、新機能のアップデートはありません。日常業務で使う場合はMicrosoft 365の方が長期的にお得なケースが多いです。Wordの使い方完全ガイドもあわせてご覧ください。

よくあるトラブルと解決方法

【問題①】数式が計算されず文字としてそのまま表示される
【解決策】セルの書式が「文字列」になっている可能性があります。セルを右クリック→「セルの書式設定」→「標準」に変更してから数式を入力し直してください。また「=」の前後にスペースが入っていないか確認してください。

【問題②】「#VALUE!」「#REF!」などのエラーが表示される
【解決策】「#VALUE!」は数値が必要な場所に文字列が入っている場合に表示されます。参照しているセルのデータ形式を確認してください。「#REF!」は参照先のセルが削除された場合に表示されます。数式を確認して正しいセルを参照し直してください。

【問題③】ファイルが重くて動作が遅い
【解決策】①不要なシートを削除する②画像を圧縮する③使っていないセルのデータや書式をクリアする——の順で試してください。特に条件付き書式や揮発性関数（NOW・TODAY・RANDなど）が多いと動作が重くなります。

よくある質問 FAQ

Q1. Excelは無料で使えますか？
A. Microsoft 365（有料・月額1,082円〜）が必要ですが、Webブラウザで使える「Excel for the web」は無料で利用できます。Microsoftアカウントを作成するだけでOneDrive上のExcelファイルを無料で作成・編集できます。ただし一部の高度な機能は有料版のみ対応しています。

Q2. Googleスプレッドシートとどちらを使えばいいですか？
A. 複数人でリアルタイム共同編集をしたい場合はGoogleスプレッドシートが便利です。高度な関数・マクロ・ピボットテーブルを使いたい場合はExcelの方が機能が充実しています。社内でExcelファイルをやりとりする機会が多い方はExcelを選ぶのがおすすめです。Googleスプレッドシートの使い方ガイドも参考にしてください。

Q3. マクロやVBAは初心者でも使えますか？
A. マクロ・VBAは初心者には難しい分野ですが、「マクロの記録」機能を使えばプログラミングなしで繰り返し作業を自動化できます。毎日同じ操作をしている方は試してみる価値があります。

Q4. ExcelファイルをPDFに変換できますか？
A. はい、「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイル形式で「PDF」を選択するだけで変換できます。印刷プレビューで確認してからPDF化することをおすすめします。

Q5. スマートフォンでExcelは使えますか？
A. はい、iOS・Android対応のExcelアプリがあります。基本的な閲覧・編集は無料で利用できます。10.1インチ以上のタブレットで使用する場合はMicrosoft 365のサブスクリプションが必要です。

最終更新日：2026年5月
※本記事の内容はJP編集部が実際に動作確認済みです。

まとめ

Excelは基本操作とショートカットキーを覚えるだけで、毎日の業務効率が大幅に向上します。SUM・IF・VLOOKUPの3つの関数を使いこなせるようになれば、ビジネスシーンのほとんどの場面に対応できます。まずは今日、一つだけ新しいショートカットキーを試してみてください。

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